數字檔案室建設的主要內容

　　數字檔案室建設是一項系統工程，包括基礎設施建設、應用系統建設、數字檔案資源建設、保障體系建設，需要機關檔案部門、信息化部門、業務部門和保密部門共同參與實施。數字檔案室建設主要包括：

　　1.按照數字檔案室基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，建設適應未來一定時期數字檔案資源管理要求、滿足數字檔案室各項管理與服務需求的基礎設施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓勵依托機關信息化基礎設施進行數字檔案室基礎設施建設。

　　2.開發或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數字檔案室應用系統，實現檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。

　　3.嚴格遵循標準規范，全面進行傳統載體檔案數字化轉換，積極推進電子文件歸檔和電子檔案管理，全面推進數字檔案資源建設。應用先進技術和手段，保證數字檔案資源真實、完整、可用和安全，滿足各類用戶共享需求。

　　4.根據數字檔案室建設要求，修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像(照片、錄音、錄像)電子文件歸檔范圍和保管期限表，以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應急處置等各項規章制度，明確要求和權限，確保數字檔案資源的規范管理，保證數字檔案室運行順暢。

　　5.加大人オ建設力度，通過培訓或引進人オ，為數字檔案室的建設和運行儲備既通曉信息技術，又精通信息資源管理、知識管理的人才。

　　歸納來說，數字檔案室建設內容可以概括為基礎設施、應用系統、數字檔案資源、保障體系四項基本建設(見圖1-3)。

　　1.基礎設施建設

　　完善的基礎設施是數字檔案室建設的前提和基礎。基礎設施建設包括網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備五方面內容。鼓勵依托機關信息化基礎設施進行數字檔案室基礎設施建設，已經具備相關基礎設施的，要按照數字檔案室建設要求進行適當調整。要特別重視在信息安全和方便管理方面對基礎設施提出的設置要求，確保檔案信息資源安全并方便檔案人員履行管理職責。

　　2.應用系統建設

　　從現實看，應用系統是目前數字檔案室建設的短板。機關傳統檔案管理系統大多基于輔助紙質檔案及其數字化副本管理的需求開發設計，管理對象為目錄數據、數字化圖像等，功能相對簡單。數字檔案室的應用系統要求與辦公自動化系統相銜接，能夠實現電子文件歸檔與有效管理，并在開發和利用上有著更高的需求。這使得二者無論在設計思路還是功能架構上都區別甚大。

　　數字檔案室要求參照《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T 29194-2012)，設置捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲、數字簽名、檢素、利用、鑒定、統計、處置、格式轉換、命名、移交、審計、系統配置、用戶管理等基本功能，集成管理各門類數字檔案資源，為電子文件的真實、完整、可靠與可用提供首要保障。考慮到傳統檔案管理軟件擴展困難、體驗較差，應用系統能夠靈活擴展、簡單易用也是必要的。

　　3.數字檔案資源建設

　　數字檔案資源建設是數字檔案室建設的重中之重。《指南》不是從電子文件管理流程的角度規范數字檔案資源，而是通過規范電子文件命名(檔號編制)、文件格式與品質、元數據要求等關鍵要素實現對電子文件的規范管理。

　　(1)電子文件命名

　　《指南》推薦使用檔號為電子文件統一命名。在數字檔案室建設中，檔號體現整理規則，是反映電子文件之間有機結構和歷史聯系的一條重要紐帶。不同門類的電子文件無論處在哪個管理流程、存儲于哪個邏輯位置，都能通過檔號簡單區分并明確相互關系。

　　(2)文件格式與品質

　　文件格式是關系電子文件長期保存的重要因素，也是保障電子文件真實、完整、可靠與可用的重要指標。文件品質雖然與電子文件長期保存關系不大，但直接反映電子文件的質量，并與電子文件的開發、利用關系密切。《指南》對文書、照片、錄音、錄像的保存格式做出了限定性規定，并結合實戰經驗確定了照片、錄音、錄像品質的要求。

　　(3)元數據

　　元數據是描述文件的背景、內容、結構及其管理過程的數據。到目前為止，元數據仍然是保障電子文件真實性、完整性、可靠性、可用性有效的手段之一。同數字簽名、時間等技術相比，元數據對運行系統或第三方支持依賴性不強，在后續費用上也有相當的優勢，因而對電子文件長期保存來說意義重大。除此之外，完善的元數據信息量大，能為電子文件的開發和利用提供無限的可能，有助于創造性發揮數字檔案資源的作用。

　　目前檔案行業只有文書類、照片類兩項元數據規范，《指南》結合各地實踐還提出了錄音、錄像的基本元數據項目，具體執行時可以以此為參考制定本地的元數據方案。如有新的元數據國家或行業標準發布，也可以直接對照適用。考慮到實現可能性，《指南》規定了元數據的數量，既便于操作又留足余地。

　　(4)電子文件歸檔范圍和保管期限

　　數字檔案室目前沿用傳統檔案歸檔范圍和保管期限，但考慮到電子文件數量增加對成本影響相對較少，可以考慮適當調整電子文件歸檔范圍與保管期限。

　　(5)電子文件的整理

　　電子文件一般參照傳統整理方法進行整理，如有適用電子文件整理的國家、行業標準，應當優先按照該標準執行。比如文書類電子文件的整理應按照《歸檔文件整理規劃》(DA/T22-2015)執行。

　　(6)版面格式要求

　　版面格式要求是針對文書類電子文件提出的獨有要求。強調版面格式的意義在于一方面可以在一定程度上繼承、延續紙質檔案的可信性，另一方面也可以借助規范、嚴謹的辦公自動化流程保障電子文件的真實性。

　　4.保障體系建設

　　保障體系建設包括經費、制度、人オ三方面內容。數字檔案室建設需要足夠支撐建設和運行的經費，需要既通曉信息技術，又懂信息資源管理、知識管理的人才，需要包含電子文件管理工作流程、電子檔案的管理、備份、應急處置等各項內容的制度要求，要有計劃、有步驟地加以解決。單就人才建設來說，應先從管理體制入手，建立檔案、信息、技術部門協作機制，以部門協作彌補人才的不足，從長遠來說，就要加大人才建設力度，通過培訓或引進人才為數字檔案室提供人才保障。

　　需要明確的是，保障體系建設作為數字檔案室建設的組成部分，與其他建設內容相輔相成、相互促進，需要在建設中同步發展和進步，不能將保障體系建設僅僅作為開展其他建設的條件去對待。