解讀 -《中華人民共和國檔案法》第四十二條

【釋義】本條是關于監督檢查職責和監督檢查事項的規定。

檔案監督檢査是檔案主管部門對檢查對象貫徹執行黨和國家檔案工作方針政策、檔案法律行政法規情況進行監督管理的主要手段。開展檔案監督檢查的主體是：檔案主管部門，包括國家檔案主管部門和縣級以上地方檔案主管部門。監督檢查的對象是“按照國家規定應當形成檔案的機關、團體、企業事業單位和其他組織”及檔案館。監督檢查形式包括綜合檢查與專項檢查、定期檢查與不定期檢査等。監督檢查的依據是法律和行政法規。監督檢査目的是貫徹落實黨和國家檔案工作方針政策，敦促有關主體嚴格執行法律、行政法規，認真履行法定義務，減少檔案安全事故發生。

監督檢查的內容主要包括以下六方面：

一是檔案工作責任制和管理制度落實情況。

包括是否建立檔案工作責任制及其落實情況；是否貫徹執行有關法律、行政法規和國家有關方針政策，建立、健全覆蓋本單位檔案工作的規章制度，是否按照已經建立的規章制度做好檔案工作。

機關、團體、企業事業單位和其他組織對本單位所形成檔案的真實完整、可靠、安全負責，檔案工作責任制主要包括四個方面：機關、單位負責人的檔案工作責任，包括貫徹檔案工作方針政策情況、遵守有關檔案法律行政法規和檔案管理紀律情況、檔案安全第一責任主體落實情況等；業務部門負責檔案工作的人員（一般是文秘人員）的檔案工作責任，即收集、整理應歸檔文件，保證齊全完整，按時向單位檔案部門移交；普通工作人員檔案工作責任，即按要求形成真實的文件，及時將應當歸檔的文件材料交本部門文秘人員歸檔；檔案人員責任，即收集、整理、編目、保管、提供利用、按時向檔案館移交等。

二是檔案庫房、設施、設備配置使用情況。

主要是對檔案管理必需的基礎設施、設備的檢查，如檔案館、檔案庫房的建設是否符合相關規范要求，是否配備防盜、防火、防漬、除濕、防有害生物以及適應檔案現代化管理需要等的必要技術設備，設備是否符合國家檔案局制定的政策文件及檔案國家標準或行業標準。

檔案管理的設施設備一般包括檔案用房、檔案用具、檔案保管設施設備和信息化基礎設施。其中檔案用房一般包括檔案辦公用房、技術用房、閱覽用房和檔案庫房。檔案庫房的建設應當符合《檔案館建筑設計規范》《檔案館建設規范》等標準規范。

檔案用具分為檔案柜架、檔案卷盒和檔案存放轉移用具。檔案柜架主要包括五節檔案柜、檔案架、檔案密集架、光盤柜、底圖柜等。檔案存放轉移用具主要包括檔案整理臺、移動置物架、檔案梯等。

檔案保管設施設備主要包括溫濕度監測調控設施設備、消防設施設備、安防設施設備等。

信息化設施是實現檔案數字化、電子文件歸檔、電子檔案移交與接收、檔案數字資源長期保存及利用、網絡安全管理等的場地環境、軟件、硬件及網絡設備，主要包括中心機房、網絡設施、硬件設備、基礎軟件、電子檔案管理信息系統、備份介質、備份系統等。

如機房建設與管理是否符合國家相關標準要求；網絡系統是否滿足電子文件收集、歸檔、電子檔案移交接收和電子檔案管理、利用需要，特別是網絡帶寬要適應圖像、音頻、視頻等各類數據的傳輸要求；應根據電子檔案管理信息系統及基礎軟件系統部署和高效運行需求配備服務器及用戶端，根據檔案數字資源長期保存需要，配備數據存儲備份設備等；電子檔案管理信息系統須具備數字檔案資源（包括電子檔案和檔案數字化成果）的收、管、存、用各環節的各項功能等。

為了更好地履行監督檢查職責，檔案主管部門應當密切關注新型檔案違法行為，特別是針對電子檔案的非法行為，應當加大技術檢查力度，提高檢查的科技含量，加強對相關電子設備、信息系統和場所的檢查，切實提高檔案安全隱患和漏洞的發現能力。

三是檔案工作人員管理情況。

包括是否對檔案工作人員進行上崗審核，必要時簽訂保密承諾書；是否實行在崗管理，將檔案人員在崗教育培訓納入人員日常管理體系之中；是否實行離崗管理，有效督促離崗、離職檔案工作人員及時交接清楚所管理的檔案；檔案工作人員是否盡到保護、管理檔案的義務，是否盡到提供檔案利用的責任；臨時借調人員做檔案工作的，是否納入上述管理環節；出現過檔案違法違紀行為的人員是否調離檔案管理崗位等。

四是檔案收集、整理、保管、提供利用等情況。

即檔案全生命周期各階段情況，如業務部門是否按照程序和要求形成應歸檔文件材料；文件材料記錄載體和記錄方式是否耐久、可靠、滿足長期保存需求；歸檔文件材料是否真實、準確；文件材料是否與歸檔范圍相符，是否組件齊全、內容完整；是否及時整理并交檔案機構或檔案人員集中保管；檔案的保管、保密、利用、借閱、統計、鑒定銷毀、移交檔案館的制度的執行情況等。委托服務的內容、程序等是否符合國家規定，是否對受托方盡到監督義務等。檔案主管部門在具體實施監督檢查時可在此基礎上細化項目。

五是檔案信息化建設和信息安全保障情況。

檔案館和機關、團體企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，將檔案信息化納入本單位信息化建設框架，保障檔案信息化建設的經費預算，落實信息化建設規劃頂層設計，指定承擔檔案信息化建設任務的部門、崗位和人員，建設或配備能夠滿足本單位檔案信息化需要的基礎設施和應用系統等，保障檔案信息安全。

六是對所屬單位等的檔案工作監督和指導情況。

對所屬機構的檔案工作有監督指導的職責，是基于機關、團體、企業事業單位和其他組織與其所屬機構具有隸屬關系，這種監督指導是單位內部管理的一部分，由檔案機構或檔案人員具體實施監督指導，保證所屬機構能夠正常形成、保管、處置、利用和安全管理自身檔案。如果對所屬機構檔案工作監督不力、指導不當，造成損失，就是沒有履行好檔案法規定的監督指導職責，屬于失職行為。