智能檔案密集架管理系統(tǒng)實現(xiàn)的功能

檔案密集架智能化管理系統(tǒng)就是結(jié)合檔案管理軟件, 將檔案數(shù)據(jù)和密集架控制系統(tǒng)相連接, 實現(xiàn)數(shù)據(jù)系統(tǒng)和控制系統(tǒng)的緊密結(jié)合, 從而實現(xiàn)檔案庫房管理的現(xiàn)代化、智能化。該系統(tǒng)包括數(shù)據(jù)管理、條碼管理、案卷查詢、檔案借閱4大功能。

數(shù)據(jù)管理模塊:負責(zé)管理日常數(shù)據(jù)的錄入與存儲。

條碼管理系統(tǒng):條碼管理系統(tǒng)與檔案管理軟件原有數(shù)據(jù)同步實現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢, 并將查詢出來的檔案信息制作成對應(yīng)的條碼, 存放到檔案管理數(shù)據(jù)庫中, 通過檔案管理系統(tǒng)將條碼打印出來貼到對應(yīng)的檔案實體上。

案卷查詢:包括條碼查詢、模糊綜合查詢、位置查詢, 查詢除了可獲取檔案的基本信息外, 還可獲取該檔案位于密集架上的位置信息。通過該位置信息可直接實現(xiàn)對架體的操作, 架體自動打開后, 存放該檔案的架體的ＬＣＤ液晶屏?xí)L動顯示檔案內(nèi)容及其所處的位置。

檔案借閱:是實現(xiàn)檔案管理借閱系統(tǒng)識別案卷是否在庫, 給條碼管理系統(tǒng)提供借閱、歸還的數(shù)據(jù)表。

在智能檔案管理密集架系統(tǒng)中定義了兩個角色:數(shù)據(jù)提供方和輸出方。數(shù)據(jù)提供方通過條碼管理模塊來實現(xiàn)信息的傳遞;輸出方通過數(shù)據(jù)庫從檔案管理系統(tǒng)軟件中獲得元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成條碼, 從而獲取檔案的元信息來管理檔案實體, 實現(xiàn)檔案實體的智能化管理。