解讀 | 建設(shè)項(xiàng)目檔案組卷的意義與依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

2020-10-27 15:33:25 蘭臺(tái)之家

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在此之前，我們討論了建設(shè)項(xiàng)目檔案的屬性問題和竣工圖的修改問題，現(xiàn)在來討論一下關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目檔案的案卷構(gòu)成也就是通常所說的“組卷”或“立卷”問題，這也是建設(shè)單位的檔案人員普遍關(guān)心的問題。

一、組卷的意義

問：為什么說組卷體現(xiàn)了檔案分類的轉(zhuǎn)變過程？

答：1992年，在慶祝中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院(檔案系)成立 40 周年之際，人大檔案系的老師們合作編寫了一冊(cè)《檔案工作全書》，其中對(duì)檔案分類的重要性是這樣表述的：“檔案管理所要解決的核心問題，就是使數(shù)量眾多，內(nèi)容形式廣泛復(fù)雜，且管理前處于無序狀態(tài)的檔案文件有序化，固定檔案在管理狀態(tài)中的相互聯(lián)系，在檔案文件之間建立起某種便于把握、控制、使用的秩序。

簡(jiǎn)單地說，檔案管理的核心問題，就是使無序狀態(tài)的檔案有序化”；簡(jiǎn)單地說，就是通過對(duì)歸檔文件的分類、整理、組卷，使歸檔文件實(shí)現(xiàn)從“無序狀態(tài)”向“有序狀態(tài)”的轉(zhuǎn)變過程，對(duì)于項(xiàng)目檔案來說亦是如此。

問：“組卷”與歸檔文件有序化有什么關(guān)系？

答：我們認(rèn)為，“組卷”在實(shí)質(zhì)上體現(xiàn)了檔案分類的預(yù)期，實(shí)現(xiàn)了歸檔文件從“無序”狀態(tài)轉(zhuǎn)化為“有序”狀態(tài)的目的。

大家對(duì)項(xiàng)目文件在歸檔前后的差異可能早已印象深刻：項(xiàng)目文件歸檔前往往比較散亂，由于沒有統(tǒng)一的編碼(編號(hào))，項(xiàng)目文件彼此之間也難以找到直接的關(guān)聯(lián)關(guān)系，有時(shí)候還會(huì)出現(xiàn)“找不到”文件的尷尬局面。

而項(xiàng)目文件歸檔后(包含預(yù)立卷)，所有的項(xiàng)目文件都按照一定的規(guī)律進(jìn)行了組合，案卷在編制了案卷題名(案卷名稱)、賦予檔號(hào)、編制了檔案目錄(包括案卷目錄和卷內(nèi)目錄)后，歸檔文件就會(huì)“變”得井井有條；無論檔案用戶(使用者)是想查找一份(專指性檢索)檔案(歸檔文件)或一系列相關(guān)檔案(族性檢索)，都可以讓利用者滿意而歸。

由此可見，項(xiàng)目文件組卷的意義就在于由此穩(wěn)定了歸檔文件在檔案室內(nèi)的“位置”，從此歸檔文件就不會(huì)再“亂串門”了，歸檔文件都安分守己、等待著被利用(調(diào) 卷、查閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定保管價(jià)值等)，這就是歸檔文件“組卷”的意義：體現(xiàn)了歸檔文件從“無序”狀態(tài)轉(zhuǎn)化為“有序”狀態(tài)。

二、組卷的依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

問：應(yīng)當(dāng)以什么標(biāo)準(zhǔn)作為組卷的依據(jù)？

答：在有關(guān)項(xiàng)目檔案屬性的文章中，也曾簡(jiǎn)單討論了有關(guān)組卷標(biāo)準(zhǔn)的問題。在這里，先確認(rèn)一下有哪些項(xiàng)目檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)。

首先，項(xiàng)目檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)包含：DA/T28、GB/T11822、GB/T50328 及一些地方標(biāo)準(zhǔn)，如 D11/T695，這些標(biāo)準(zhǔn)都可以作為整理項(xiàng)目檔案歸檔文件的依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。但是應(yīng)當(dāng)注意到，可能在對(duì)應(yīng)不同的驗(yàn)收組織單位時(shí)，所依據(jù)的項(xiàng)目檔案整理標(biāo)準(zhǔn)也有所不同。

然后，還有一些與這些標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，也應(yīng)當(dāng)屬于項(xiàng)目檔案的整理依據(jù)，如在編制檔號(hào)時(shí)，要參照DA/T13；涉及工程照片時(shí) ，要參照 DA/T50、GB/T11821；在編制歸檔說明時(shí)，需要參照DA/T12(項(xiàng)目檔案管理卷，關(guān)于全宗卷的標(biāo)準(zhǔn))等。

這些標(biāo)準(zhǔn)對(duì)組卷(案卷質(zhì)量)都有直接的影響，也對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收結(jié)果有直接影響。

問：項(xiàng)目檔案不組卷(立卷)可以嗎？

答：在我們看來，關(guān)于項(xiàng)目檔案不組卷的問題實(shí)際上是個(gè)“偽概念”，之所以很多人會(huì)提出這個(gè)問題，是由于對(duì)項(xiàng)目檔案整理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)不很熟悉的原因，可能也與不少單位實(shí)施DA/T22(歸檔文件整理規(guī)范)有關(guān)。

大家注意一下 DA/T28 中 7.3.2.1 的表述：項(xiàng)目文件應(yīng)由文件形成單位或部門進(jìn)行整理。整理工作包括項(xiàng)目文件價(jià)值鑒定、分類、組卷、排列、編目、裝訂等內(nèi)容。可以明確看出，DA/T28 是要求組卷的。

在 GB/T50328 中關(guān)于“立卷”(組卷)的表述，如 5.1、 5.2、7.0.2等章節(jié)中，都明確了建設(shè)工程歸檔文件應(yīng)當(dāng)“立卷”，如7.0.2的2條就明確規(guī)定：工程檔案已整理立卷，立卷符合本規(guī)范的規(guī)定。

由此顯然可以得出結(jié)論，就是項(xiàng)目檔案是需要組卷(立卷)的。

問：項(xiàng)目檔案組卷的主要依據(jù)是什么？

答：我們已經(jīng)討論過項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)或?qū)傩裕呀?jīng)明確項(xiàng)目檔案屬于科技檔案，既然如此，項(xiàng)目檔案在組卷(立卷)時(shí)，仍然應(yīng)當(dāng)以 GB/T11822 為組卷依據(jù)，按照 GB/T11822 中 4.3.1“針對(duì)具體項(xiàng)目的管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷。” 以及 4.3.2“科研課題、產(chǎn)品、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件，應(yīng)按其項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)、階段或臺(tái)(套)等分別組卷。”

標(biāo)簽: 建設(shè)項(xiàng)目檔案檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

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