解讀丨歸檔文件整理規(guī)則，電子文件整理的一般要求

以下內(nèi)容來源 李明華主編《歸檔文件整理規(guī)則解讀》，僅供參考、學(xué)習(xí)。

對整理的一般要求的適用

前已述及，《規(guī)則》中關(guān)于整理的一般要求同時(shí)適用于紙質(zhì)歸檔文件和電子文件整理。不過，由于電子文件存在不同于紙質(zhì)歸檔文件的特性，兩者在具體適用上也存在一定差異。本節(jié)依據(jù)《規(guī)則》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》和《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894)的有關(guān)要求，對電子文件如何適用歸檔文件整理的一般要求進(jìn)行說明。

一、組件(件的組織)

電子文件基本的整理單位適用于《規(guī)則》規(guī)定。一般情況下，以件作為電子文件的整理單位，即以件為單位，進(jìn)行文件級整理。

1.文件、文檔的區(qū)別

電子文件整理原則上以一份電子文件作為一件進(jìn)行整理。但在電子文件“件”的確定上，還要明確文件、文檔的區(qū)別。

(1)文件：對于電子文件來說，一份文件可以包括一個(gè)或多個(gè)文檔(如一份文件中的版式文件正本和流式文件留痕稿等)，無論其格式或載體形式如何。由多個(gè)文檔組成的文件稱為組合文件，組成組合文件的文檔之間具有管理意義上的緊密關(guān)聯(lián)，二者需要組合在一起才能表示一個(gè)完整的業(yè)務(wù)活動(dòng)。

(2)文檔：與文件相比，文檔是指沒有經(jīng)過分類、登記和固化的，尚未被作為文件捕獲的計(jì)算機(jī)文件。

2，確定電子文件整理單位

通過上述對電子文件的文件、文檔概念的分析，可以得出如下結(jié)論：

(1)電子文件一般以一份文件作為一件處理，特殊情況下(如來文和復(fù)文)多份電子文件可以作為一件。特殊情況下的組件方法可以參照紙質(zhì)文件辦理。

(2)一份電子文件一般由多個(gè)文檔構(gòu)成，劃分件的時(shí)候要將這些文檔作為一份文件處理。如發(fā)文類的電子文件，一份文件原則上應(yīng)包含版式文件發(fā)文稿紙、版式文件正本和流式文件留痕稿;收文類電子文件原則上應(yīng)包含版式文件收文處理單和版式文件正本。

(3)電子文件的元數(shù)據(jù)一般保存在檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，不會(huì)作為一個(gè)單獨(dú)的文檔與電子文件內(nèi)容保存在一起。

3.電子文件件內(nèi)的排序

多份電子文件作為一件時(shí)，其排列順序與紙質(zhì)歸檔文件的排序相同。一份電子文件包含多個(gè)文檔時(shí)，其排列順序同樣與紙質(zhì)文件的排序方式相一致，如發(fā)文類文件按照版式版式文件正本、文件發(fā)文稿紙和流式文件留痕稿順序排列等。

二、分類

電子文件分類一般應(yīng)按照《規(guī)則》要求，采用“年度一機(jī)構(gòu)(問題)一保管期限”或者“年度一保管期限一機(jī)構(gòu)(問題)”等方法進(jìn)行三級分類。規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)(問題)分類的立檔單位，可以采取“年度一保管期限”等方法進(jìn)行兩級分類。電子文件分類時(shí)，年度、機(jī)構(gòu)、問題、保管期限等分類方法與紙質(zhì)文件一致。

不過，在實(shí)際工作中，因電子文件形成數(shù)量較大，完全參照紙質(zhì)文件整理方式進(jìn)行手工分類往往難以操作。同時(shí)文檔一體化管理也要求在電子文件形成前端即能夠按照文件材料歸檔范圍決定電子文件是否有歸檔價(jià)值，按照電子文件分類方案決定歸檔文件的類別，因此建立計(jì)算機(jī)識(shí)別的電子文件分類方案，實(shí)施計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)分類電子文件勢在必行。

電子文件分類方案是在業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)或電子檔案管理系統(tǒng)中用于支撐電子文件的捕獲、命名、分類、維護(hù)、處置和檢索的一種層級式分類工具。電子文件分類方案是在選定分類方法的基礎(chǔ)上，以文字或圖表的形式實(shí)現(xiàn)類目體系的表述，即標(biāo)識(shí)各級類目、明確類目之間關(guān)系，進(jìn)而構(gòu)建分類體系，組織電子文件的等級結(jié)構(gòu)體系。

電子文件分類方案反映了機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)及其所產(chǎn)生電子文件的種類，揭示了電子文件之間以及文件與背景之間的有機(jī)聯(lián)系，定義了電子文件的組織方式。電子文件分類方案，作為電子文件分類元數(shù)據(jù)的控制體系，不僅在電子文件前端控制中占據(jù)核心位置，而且還對元數(shù)據(jù)集成機(jī)制下建立起電子文件知識(shí)組織體系具有重要支撐作用。電子文件分類方案主要項(xiàng)目如表5一1所示。

表5-1 電子文件分類方案主要項(xiàng)目

電子文件分類方案一般應(yīng)設(shè)置在機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，通過計(jì)算機(jī)和文件辦理人員的協(xié)同方式，對電子文件進(jìn)行自動(dòng)(半自動(dòng))分類，實(shí)現(xiàn)在電子文件辦理時(shí)期，即可對電子文件進(jìn)行價(jià)值判斷和分類，明確電子文件的歸檔價(jià)值和保管期限。在國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》(GB/T 29194一2012)中指出“分類方案是電子文件管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)”、電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)“支持機(jī)構(gòu)建立和維護(hù)符合自身實(shí)際的分類方案”。在電子檔案管理系統(tǒng)中預(yù)設(shè)電子文件分類方案時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)能達(dá)到以下要求：

● 以層級式組織電子文件分類方案，不應(yīng)限制層級數(shù)目;

● 每個(gè)類目均應(yīng)提供相應(yīng)的描述元數(shù)據(jù)，如類目代碼、名稱和注釋等;

● 類目代碼的編碼規(guī)則;

● 支持分類方案類目的增、刪、改、拆、復(fù)制等維護(hù)處置。

各機(jī)關(guān)在設(shè)置分類方案時(shí)，應(yīng)避免按照載體或者按照電子文件文件格式進(jìn)行分類。

三、排列

電子文件分類后，原則上應(yīng)按照《規(guī)則》要求的排列方法，即分類方案的最 低一級類目內(nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列;同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列;會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

電子文件整理一般采用“隨辦隨歸”的整理方式，由檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)完成。在具體的電子文件排列操作中，可能會(huì)有先形成(或者接收)的文件辦結(jié)時(shí)間晚于后形成(或者接收)的文件的情況，如果機(jī)械的套用“按時(shí)間結(jié)合事由排列”的原則，可能會(huì)帶來一些不必要的困擾。因此電子文件排列時(shí)，也可以根據(jù)本單位工作實(shí)際，靈活采用按照辦理完畢的時(shí)間進(jìn)行排列的方式。

四、編號(hào)與命名

電子文件是由一個(gè)個(gè)計(jì)算機(jī)文件(文檔)組成，要做好電子文件的整理和存儲(chǔ)工作，首先制定并遵照一個(gè)完整系統(tǒng)的命名方案對這些組成電子文件的文檔進(jìn)行命名。一般情況下，組成一件電子文件的文檔應(yīng)以該件電子文件的檔號(hào)命名。

1.編號(hào)

《規(guī)則》要求電子文件檔號(hào)格式為：全宗號(hào)一檔案門類代碼.年度一保管期限一機(jī)構(gòu)(問題)代碼一件號(hào)。各單位編制電子文件的檔號(hào)應(yīng)遵照以下原則：

(1)以件為單位，按照《規(guī)則》進(jìn)行電子文件檔案整理的，應(yīng)按照《規(guī)則》要求確定檔號(hào)編制方法。

(2)檔號(hào)應(yīng)能唯 一標(biāo)識(shí)全宗內(nèi)任一門類的任一件電子文件。

2.命名

電子文件整理時(shí)，文檔名可以完全使用《規(guī)則》要求的檔號(hào)格式，也可以去掉檔號(hào)中的“.”符號(hào)和“-”符號(hào)(某些系統(tǒng)不支持使用該符號(hào)命名電子文件)或進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。如檔號(hào)為“Z109一WS·2011一Y一BGS-0001”的電子文件，在進(jìn)行文檔命名時(shí)，一般以“Z109一WS·2011一Y一BGS一0001”命名，也可以修改為“Z109WS2011YBGS0001”或“Z109一WS.2011一Y一BGS一0001”。

應(yīng)按照以下原則為組成電子文件的文檔命名：

(1)組成電子文件的計(jì)算機(jī)文件應(yīng)以該電子文件的檔號(hào)命名，計(jì)算機(jī)文件名應(yīng)能在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中唯 一標(biāo)識(shí)、有序存儲(chǔ)全宗內(nèi)任意一件電子文件、文檔。

(2)可以使用“子件號(hào)”區(qū)分一件電子文件包含的若干文檔。

(3)組成電子文件的多份文檔，其命名中如使用子件號(hào)，則其子件號(hào)應(yīng)按照電子文件中各文檔的顯示順序編制。

(4)組成電子文件的文檔更名會(huì)導(dǎo)致電子文件無法正常顯示的，可保留原始文檔名。比如網(wǎng)頁文件，如果重命名構(gòu)成網(wǎng)頁文件的相應(yīng)組件文件的名稱，則會(huì)導(dǎo)致歸檔的網(wǎng)頁文件無法正常顯示。這也是通常要求網(wǎng)頁文件應(yīng)固化為版式文件保存的原因之一。

(5)在文檔擴(kuò)展名不同的情況下，也不允許兩份文檔使用相同的文件名。如一件包含兩份文檔的電子文件，其正文和留痕定稿雖使用不同的擴(kuò)展名“PDF”和"DOC"，但其文件名最 好能進(jìn)行區(qū)分兩份文檔并能明確顯示文件的前后順序，不應(yīng)因不影響在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)中保存而取相同的文件名。

五、編目

電子文件應(yīng)按照《規(guī)則》要求的格式，依據(jù)檔號(hào)順序編制電子文件目錄。電子文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制，同時(shí)編制符合《規(guī)則》要求的電子文件目錄封面。

電子文件目錄一般保存電子版本即可，但應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為適合長期保存的版式文件格式。有條件的單位還應(yīng)對電子文件目錄進(jìn)行數(shù)字簽名。