家庭檔案的裝訂、排列、編號、編目、裝盒和保管
家庭檔案的裝訂
家庭檔案的裝訂一般以件為單位進行裝訂，也可視檔案的具體情況選擇裝訂和不裝訂。
學習筆記、工作筆記、日記、家庭議事記錄、家庭大事記等，可將一本視為一件。
對需要裝訂，又需要保存10年以上的檔案材料出現(xiàn)破損字跡褪變的，要先進行修復和復制再采用不銹鋼訂書針或者用繩線裝訂。
裝訂檔案材料出現(xiàn)紙張大小不ー時，左、下側(cè)對齊即可，無需裁剪成統(tǒng)一大小，避免裁剪掉字跡、圖文內(nèi)容。
大于A4紙的檔案材料，如表格、圖紙、書畫作品等，用手風琴折疊方式折疊成A4大小，以便裝盒。有些不宜折疊的，則采用卷筒的方式。
家庭檔案的排列
家庭檔案的排列包括檔案的排列和裝盒后檔案盒的排列。檔案的排列是指根據(jù)分類方案，在低一級類目內(nèi)將同類別的檔案按時間或重要程序排列在一起。
檔案盒的排列是指檔案裝盒后，將同一類別的檔案盒排列在一起，不同類別的檔案盒可根據(jù)具體情況確定其排列順序。
家庭檔案的編號
家庭檔案的編號是指在家庭檔案有序排列的基礎(chǔ)上，給檔案編“件號”和“盒號”，用以固定家庭檔案的位置，便于查找和利用。
編“件號”宜在分類方案低一級類目內(nèi)，按檔案排列順序從“1”開始編流水號。
件號編制實例:
任宏遠(丈夫) | 嬰幼時期 | 件號:1～n |
任宏遠(丈夫) | 學生時代 | 件號:1～n |
任宏遠(丈夫) | 戀愛婚煙 | 件號:1～n |
綜合 | 房產(chǎn)設備 | 件號:1～n |
綜合 | 家政管理 | 件號:1～n |
綜合 | 家庭歷史 | 件號:1～n |
綜合 | 家庭收藏 | 件號:1～n |
“盒號”的編制應在裝盒完成后進行，宜在一級類目內(nèi)從“1”開始編流水號，前面可冠以大類代號，如任宏遠一1(RHY-1)表示該盒為任宏遠的第 一盒檔案，綜合(ZH-1)表示綜合類的第 一盒檔案。
家庭檔案的編目
家庭檔案的編目主要包括編制家庭檔案目錄、填寫家庭檔案盒脊背標識。
家庭檔案的編目應逐件編目，目錄項目包括:件號、責任者(作者)、題名(該件檔案所反映的內(nèi)容)、日期、頁(張)數(shù)、備注，可根據(jù)需要增加文號等其他項目。歸檔目錄單獨裝訂存放，家庭檔案數(shù)量很少的可選擇不編目。
家庭檔案目錄示例1：
件號 | 責任者 | 文號 | 題名 | 日期 | 頁數(shù) | 備注 |
1 | 長沙市一中 | 2010年下學期三好學生證書(任霧) | 20110121 | 1 | ||
2 | 湖南省教育廳 | 2011年全省生物競賽一等獎證書(任霧) | 20110905 | 1 |
家庭檔案目錄示例2:
件號 | 責任者 | 文號 | 題名 | 日期 | 頁數(shù) | |
1 | 任宏遠 | 長沙晚報2011年3月18日A12版《家庭建檔 服務家庭》 | 20110318 | 1 |
家庭檔案盒脊背標示內(nèi)容包括:家庭檔案類別、盒號，考慮裝具的重復利用，脊背內(nèi)容可用鉛筆標識。
家庭檔案的裝盒
家庭檔案的裝盒是指依照家庭檔案的不同類別及其排列方法，按件號的先后順序?qū)n案材料裝人檔案盒，不同類別的檔案宜分開裝盒。為便于管理，可在每盒檔案放入一張備考表，用于登記該盒檔案的收集、整理狀況及利用中出現(xiàn)的情況。
家庭檔案的保管
應將家庭檔案存放在家庭檔案柜或其他家具柜中，保密、隱私、費重的家庭檔案可單獨存放，每個家庭應妥善保管家庭檔案，注意防火、防盜、防鼠、防蟲、防光、防塵、防潮、防高溫。如果認為家庭不具備保管條件的，可將其珍貴的家庭檔案及其他檔案送家庭所在地各級國家綜合檔案館寄存托管，其所有權(quán)仍然屬于寄存托管家庭。
