檔案智能管理系統(tǒng)的介紹

近年來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類(lèi)日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問(wèn)題日益突顯。

傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進(jìn)行分類(lèi)、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫(xiě)檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫(xiě)檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費(fèi)大量活勞動(dòng)和時(shí)間，導(dǎo)致較多檔案入館后被長(zhǎng)期堆放、一隅得不到及時(shí)整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫(xiě)多為簡(jiǎn)單、重復(fù)性勞動(dòng)，手工處理方式使得整個(gè)流程既繁瑣又低效。

實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的智能化、信息化。按照檔案資料日常的存儲(chǔ)、查詢(xún)、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)，對(duì)檔案流通進(jìn)行動(dòng)態(tài)的管理，系統(tǒng)通過(guò)RFID標(biāo)簽作為信息載體，對(duì)每個(gè)檔案流通的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動(dòng)化，從而取代傳統(tǒng)的工作流程。

建立檔案智能管理系統(tǒng)的必要性

檔案庫(kù)房一體化智能管理系統(tǒng)以服務(wù)為基礎(chǔ)，所有的服務(wù)都是圍繞庫(kù)房這一核心進(jìn)行。其中的服務(wù)主要包括：庫(kù)房環(huán)境數(shù)據(jù)采集服務(wù)、視頻監(jiān)控服務(wù)、短信服務(wù)、郵件服務(wù)、庫(kù)房設(shè)備聯(lián)動(dòng)服務(wù)、檔案服務(wù)、文件存儲(chǔ)服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。各服務(wù)之間協(xié)同運(yùn)作確保庫(kù)房環(huán)境安全、檔案存放安全、管理人員的人身安全，充分體現(xiàn)了檔案庫(kù)房一體化智能管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)庫(kù)房一體化的先進(jìn)性和必要性。實(shí)現(xiàn)”人防、物防、技防三位一體”的檔案安全防范體系，確保檔案安全。

當(dāng)前智能信息化時(shí)代的洶涌來(lái)襲，對(duì)檔案人而言，重要的就是要思考如何“管好”和“用好”。要“管好”檔案文獻(xiàn)就是要建設(shè)能夠適應(yīng)智能信息化時(shí)代的智能檔案館，想“用好”檔案文獻(xiàn)就是必須在大數(shù)據(jù)環(huán)境中建設(shè)以用戶(hù)為中心提供服務(wù)的檔案館。如果說(shuō)檔案數(shù)據(jù)是“魚(yú)”，以往檔案工作模式則相當(dāng)于“池塘捕魚(yú)”，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案部門(mén)面對(duì)的檔案數(shù)量規(guī)模大、種類(lèi)繁多，工作模式一定要更靈活更智能化，否則就相當(dāng)于“大海捕魚(yú)”。因而，智能檔案館的建設(shè)就顯得如此重要。智能檔案館的核心理念是智能服務(wù)，而檔案館要提供智能服務(wù)就要將館舍、檔案、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)以及用戶(hù)統(tǒng)一在智能網(wǎng)絡(luò)中，達(dá)到有效挖掘、整合、利用各互動(dòng)要素產(chǎn)生的海里結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)目的。

通常情況下，檔案館在實(shí)施RFID 技術(shù)以后，在同樣的數(shù)目或更少的館員的情況下，檔案館的資料管理質(zhì)量會(huì)大大地提高。目前，國(guó)內(nèi)已有多家省檔案館已經(jīng)實(shí)施RFID系統(tǒng)，并已經(jīng)穩(wěn)定開(kāi)始使用。國(guó)家電網(wǎng)、法院、工商、人才市場(chǎng)等單位也已經(jīng)在陸續(xù)試點(diǎn)過(guò)程中。未來(lái)，將會(huì)有更多的RFID智能化檔案館進(jìn)入實(shí)施階段。

檔案智能管理系統(tǒng)建設(shè)方案

融安特檔案庫(kù)房一體化智能管理系統(tǒng)將檔案密集架智能化、檔案庫(kù)房環(huán)境智能化、檔案資料管理智能化融合在一起，組成全新的檔案庫(kù)房一體化智能管理平臺(tái)。通過(guò)中控系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案庫(kù)房環(huán)境管理、檔案資料管理、檔案密集架智能管理統(tǒng)一控制。

檔案智能管理系統(tǒng)概述

智能化檔案管理系統(tǒng)采用先進(jìn)的無(wú)線射頻識(shí)別(RFID)技術(shù)和成熟的計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求而研發(fā)。系統(tǒng)從檔案的生成、存檔、借閱、查找、盤(pán)點(diǎn)、安全等各個(gè)管理環(huán)節(jié)，以RFID作為信息存儲(chǔ)媒介，在RFID芯片中存儲(chǔ)了檔案的基本信息和使用記錄。利用非接觸式的手持式、臺(tái)式、通道式RFID讀寫(xiě)設(shè)備，緊密配合后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的借閱、歸還、查找、盤(pán)點(diǎn)工作過(guò)程的信息化管理。同時(shí)，管理系統(tǒng)能夠與現(xiàn)有的監(jiān)控系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)動(dòng)管理，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的對(duì)接;并且將成熟的RFID技術(shù)應(yīng)用于縣級(jí)檔案館，實(shí)現(xiàn)與市級(jí)檔案信息的交換傳遞匯報(bào)。

檔案智能管理系統(tǒng)組成

該系統(tǒng)部署于檔案庫(kù)房，由庫(kù)房終端、RFID移動(dòng)終端、RFID電子標(biāo)簽、智能檔案柜以及配套的軟件管理平臺(tái)、門(mén)禁系統(tǒng)、環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、周邊防護(hù)系統(tǒng)等共同組成。實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案庫(kù)房的管理。