檔案存儲模式在中國的發展歷程

隨著社會的發展進步，現代檔案存儲模式得到長足的發展。 目前市場上公司檔案存儲模式大致分為三種：一是自建自管，二是存放檔案館或是尋找傳統供應商，三是集中存儲。我們對檔案存儲模式發展進行了一次初步調研，在這過程中切身感受到了檔案工作者在實踐中的創新和進取精神。

一、自建自管

由于時代的原因，大部分企事業單位起初對檔案管理不約而同地選擇了自建自管，很多單位認為這種方式是比較安全的。然而隨著檔案量的日積月累，檔案管理人員工作大大增大，除了要做好前期的歸檔工作，日常也要對檔案的完整性、安全性以及規范性進行維護，所以要想做好檔案管理工作就要投入大量的人力物力和財力，檔案作為成本部門，自身就產生較大的管理費用，現在辦公場地和人力成本日益上漲，企業需要承擔不小壓力。

一些對檔案管理重視程度較低的企業單位，將各種檔案零散地堆積在眾多資料中，檔案的整理、保護基礎工作做得不夠規范，缺乏一套規范完善的檔案管理機制，部分單位財力投入較少，檔案庫房缺少一系列的防護設備與措施，為檔案的實體安全和信息安全帶來隱患。

檔案管理人員是檔案管理工作的核心，檔案管理人員的素質也決定著檔案管理工作的質量。在很多檔案自建自管的單位中，檔案管理人員身兼數職，缺乏專業性，而外聘人員忠誠度不夠，不能為檔案管理的穩定性提供保障。

二、存放檔案館或是傳統供應商

隨著社會的發展，各行各業經濟增長迅猛，檔案的規模和檔案的內容也在不斷的擴大，自有庫房存儲空間逐漸飽和，加之延長紙質檔案保管年限的政策出臺，尚在保管期限內的紙質檔案不能銷毀，因此檔案工作任務繁重和人力資源匱乏之間的矛盾日益尖銳。為了化解這一矛盾，檔案外包業務孕育而生。

異地存儲方式成功的解決了空間問題，然而存放檔案館對于企事業單位來說，后期的日常維護和調閱無法及時得到保障。相較而言，傳統供應商的優勢就顯得略微凸顯，除了提供存儲空間以外，還提供日常維護的服務工作。

傳統供應商一般使用移動密集柜存儲，毋庸置疑，檔案密集架優點突出，它節約占地面積，空間利用效率高，在不擴大庫房基礎上有效增加庫容，較大限度地利用了庫房空間。檔案外包為托管單位節省了資金投入，日常管理工作更為方便，提高了調、存效率，節省人力，較好地滿足了現代檔案存儲及管理的各項需要。

檔案進了密集柜不等于進了保險箱，小編在調研中發現有些長期存放的紙質檔案不幸遭到鼠咬、蟲蛀、霉變。檔案作為不可再 生資源，在企事業單位中有著重要的作用，如果檔案遭到破壞，將會對單位的穩定發展造成負面影響。另外，密集架機動性差，在檔案轉運時需要臨時裝箱，耗費時間，不利于檔案迅速安全轉移，如何充分發揮檔案密集架存儲容量大、管理方便等方面的優勢，又盡可能地克服檔案密集架的上述不足，揚長避短，已成為檔案工作者的一項重要任務。

三、立體貨架箱式存儲——檔案存儲方式的創新實踐

面對檔案安全的新挑戰，檔案工作者積極發揮聰明才智，結合各自情況，從不同思路、不同角度改革完善檔案存儲模式。在調研過程中，我們發現了目前市場上較好的檔案存儲方式，而國內較大的專業檔案管理公司都使用自動化立體貨架箱式存儲模式。

小編了解到，相較傳統供應商的移動密集柜存儲方式，自動化立體貨架的箱式存儲在技術和管理上有了改革創新，也更為安全。高度立體貨架在存儲空間上向上延伸，既增加了檔案存儲密度，又為企事業單位進一步節省保管費用;在操作上使用機器人全自動化上下架，快速調閱，避免了人為差錯，切實保障了檔案的安全;箱式存儲相對獨立，移動靈活，兼有轉運裝具功用，不用臨時裝箱，便于緊急情況下檔案轉移，減少了檔案受損的可能性。

同時，檔案存儲環境也得到改善，存儲中的紙質檔案經過超氧消毒、濕度調節，腹膜密封，做到專業存儲的“十防”設計要求：防火、防盜、防潮、防水、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染，較大限度的延長原始檔案的壽命。

如果說自管自建是1.0時代，存放檔案館或傳統供應商是2.0時代，那么立體貨架箱式存儲就是3.0時代。雖然各種存儲模式都有自己的優缺點，但是在新形勢下，檔案管理工作要創新，要與時代接軌，通過不同途徑以實現檔案管理工作的規范化、標準化、科學化，提高 檔案管理工作的質量和水平。