檔案一體化管理簡介

檔案一體化管理是指借助于現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)技術(shù)和信息平臺(tái)，構(gòu)建一個(gè)新的信息管理服務(wù)體系，將檔案信息進(jìn)行綜合加工，實(shí)現(xiàn)信息共享和互補(bǔ)，提高信息利用效率。

檔案是提高創(chuàng)新科研工作重要的信息來源，實(shí)現(xiàn)檔案信息一體化管理，可以更加快捷地提供便捷智能的信息服務(wù)，達(dá)到信息資源利用效益的較大化。檔案是社會(huì)活動(dòng)必不可少的資源，含有知識信息的物質(zhì)載體，具有雙重性、學(xué)術(shù)性、服務(wù)性。檔案是通過各種渠道對知識信息載體進(jìn)行收集、整理、保管等過程進(jìn)行處理，為用戶提供服務(wù)。

檔案經(jīng)歷了手工階段向計(jì)算機(jī)管理的發(fā)展過程，檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，打破了地域、時(shí)間和行業(yè)的限制，使檔案信息一體化管理的實(shí)現(xiàn)具備了可操作性。

檔案一體化管理概述

傳統(tǒng)的檔案管理手段對于檔案的發(fā)展情況會(huì)帶來一定的制約，因此要對檔案管理進(jìn)行變革，應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案管理手段，采用計(jì)算機(jī)以及電子文件等相關(guān)技術(shù)。新的管理方式可以說更加科學(xué)化，并且具有組織性的特點(diǎn)，所以值得在今后的工作中得到進(jìn)一步的推廣，更好的完善檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量。

檔案一體化管理基礎(chǔ)

在進(jìn)行檔案一體化管理的過程中，在理論以及實(shí)踐方面都具有一定的基礎(chǔ)，在理論基礎(chǔ)方面，因?yàn)楫?dāng)前的檔案管理正處在電子文件的發(fā)展時(shí)期，所以生命周期理論以及前端控制思想等都是主要的理論。而在實(shí)踐基礎(chǔ)中，應(yīng)該為檔案的一體化實(shí)現(xiàn)提供一定的物質(zhì)幫助，信息化與網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢是檔案實(shí)現(xiàn)一體化管理的首要前提，只有將理論基礎(chǔ)以及實(shí)踐基礎(chǔ)有機(jī)的結(jié)合，才能促進(jìn)檔案一體化更好的發(fā)展。

檔案一體化管理的優(yōu)點(diǎn)

檔案一體化管理是在充分信任的網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)和信息系統(tǒng)的數(shù)字環(huán)境下開展工作，采用信息技術(shù)和基于工作流程管理理念實(shí)現(xiàn)的自動(dòng)化信息系統(tǒng)，不僅提高了工作效率，而且降低了錯(cuò)誤發(fā)生的幾率。同時(shí)，在一些業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)增加了系統(tǒng)自動(dòng)處理技術(shù)，電子文件處理過程中的責(zé)任鏈信息的記錄，大大提高了業(yè)務(wù)處理工作的自動(dòng)化程度，減少了人工操作的復(fù)雜程度。由于自動(dòng)化處理過程中是通過系統(tǒng)進(jìn)行身份認(rèn)證之后自動(dòng)生成并保存記載的，因而，大大提高了電子文件正在生命周期活動(dòng)中信息記載的真實(shí)性和完整性。