基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)打造智慧檔案館(室)
基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)打造智慧檔案館(室)
安全管理篇
1、檔案實(shí)體安全管理現(xiàn)狀
檔案管理大多還停留在目視管理的階段
普遍缺乏自動(dòng)識(shí)別手段，不利于盤點(diǎn)工作的展開
檔案館普遍對(duì)于實(shí)體檔案庫(kù)存有無(wú)、位置等情況缺乏準(zhǔn)確把握
所以無(wú)從對(duì)于檔案是否在館等準(zhǔn)確了解，缺乏安全管理機(jī)制
2、發(fā)展目標(biāo)
信息化是將來(lái)管理系統(tǒng)改進(jìn)的主要方向
雖然電子化檔案室重要的發(fā)展方向，但是實(shí)物檔案也是重要的資產(chǎn)，特別是涉及保密內(nèi)容時(shí)，兩者同樣重要
采用自動(dòng)識(shí)別手段，提高操作效率是發(fā)展方向
實(shí)現(xiàn)檔案在位監(jiān)管，提高資產(chǎn)保全率是重要方向
減少實(shí)物檔案的遺失等問題發(fā)生
從而避免財(cái)產(chǎn)損失，杜絕涉密事件的發(fā)生
3、基于RFID的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)
（1）檔案袋貼標(biāo)：
系統(tǒng)初始化檔案袋編號(hào)，內(nèi)容等
系統(tǒng)根據(jù)以上內(nèi)容使用射頻打印機(jī)打印標(biāo)簽，寫入標(biāo)簽內(nèi)容
取下標(biāo)簽，粘貼在檔案袋的規(guī)定位置
將粘貼標(biāo)簽的檔案袋放置館員工作站射頻讀寫器天線上，進(jìn)行復(fù)核
對(duì)應(yīng)設(shè)備：檔案袋標(biāo)簽、射頻標(biāo)簽、館員工作站射頻讀寫器
（2）檔案盒貼標(biāo)：
系統(tǒng)初始化檔案盒編號(hào)，內(nèi)容等
系統(tǒng)根據(jù)以上內(nèi)容使用射頻打印機(jī)打印標(biāo)簽，寫入標(biāo)簽內(nèi)容
取下標(biāo)簽，粘貼在檔案盒脊底部的規(guī)定位置
將粘貼標(biāo)簽的檔案盒放置館員工作站射頻讀寫器天線上，進(jìn)行復(fù)核
對(duì)應(yīng)設(shè)備：檔案盒標(biāo)簽、射頻標(biāo)簽打印機(jī)、館員工作站射頻讀寫器
（3）上架：
模式一：密集架模式
將要上架的檔案置于移動(dòng)式RFID工作臺(tái)之上
推移動(dòng)工作臺(tái)至目標(biāo)密集架旁
手持天線掃描層架標(biāo)簽
手持天線掃描相關(guān)將要上架的檔案盒標(biāo)簽，符合要求的提醒上架
軟件確認(rèn)，完成上架過程
對(duì)應(yīng)設(shè)備：層架標(biāo)簽、中距離讀寫器、手持天線、移動(dòng)式RFID工作臺(tái)
模式二：檔案柜模式
管理員使用員工卡刷檔案柜門禁讀卡器，打開柜門
將要上架的檔案置入檔案柜相關(guān)柜中，關(guān)閉柜門
柜中的讀寫器會(huì)不停的進(jìn)行掃描，監(jiān)控檔案情況
操作軟件，會(huì)出現(xiàn)變化的檔案情況，確定上架
對(duì)應(yīng)設(shè)備：智能檔案柜
（4）借閱：
借閱人到檔案管理員工作站處借閱，刷個(gè)人員工卡
管理員查閱相關(guān)檔案位置，軟件中點(diǎn)亮相關(guān)檔案架的指示燈
管理員到相應(yīng)位置取走檔案
在館員工作站履行借閱手續(xù)，讀寫標(biāo)簽，借閱人取走
當(dāng)采用檔案柜模式，取走前要先制定取走內(nèi)容，否則系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警
對(duì)應(yīng)設(shè)備：?jiǎn)T工卡、館員工作站射頻讀寫器
（5）防盜：
檔案在檔案室內(nèi)處于非借出模式
一旦辦理借閱，置相關(guān)EAS/AFI位
檔案借出必須辦理手續(xù)，否則報(bào)警(針對(duì)檔案盒級(jí))
人員攜帶員工卡(ISO15693標(biāo)準(zhǔn))進(jìn)出可以讀取員工的卡號(hào)，判斷相關(guān)權(quán)限確定是否可以進(jìn)出，否則報(bào)警
對(duì)應(yīng)設(shè)備：防盜門
（6）歸還：
借閱人到檔案管理員處履行歸還手續(xù)，讀寫標(biāo)簽，刷個(gè)人員工卡
管理員查閱相關(guān)檔案歸檔位置，軟件中點(diǎn)亮相關(guān)檔案架的指示燈
管理員到相應(yīng)位置放置檔案
當(dāng)采用檔案柜模式，指定歸還必須歸還到位，檔案柜及系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警提示，直到相關(guān)檔案到位
對(duì)應(yīng)設(shè)備：?jiǎn)T工卡、館員工作站射頻讀寫器
（7）盤點(diǎn)：
模式一：密集架模式
推移動(dòng)式RFID工作臺(tái)進(jìn)行盤點(diǎn)
使用手持天線讀層架標(biāo)簽，讀檔案盒標(biāo)簽
有不在此位置的檔案系統(tǒng)提示
完畢后，應(yīng)在此位置的缺少的系統(tǒng)進(jìn)行提示
當(dāng)出現(xiàn)移動(dòng)式RFID工作臺(tái)上有的檔案應(yīng)該上架的進(jìn)行提示上架
對(duì)應(yīng)設(shè)備：檔案盒標(biāo)簽、移動(dòng)式RFID工作臺(tái)、中距離讀寫器、手持天線
模式二：檔案柜模式
智能檔案柜自動(dòng)盤點(diǎn)
可自動(dòng)盤點(diǎn)檔案盒標(biāo)簽
可自動(dòng)盤點(diǎn)檔案袋標(biāo)簽發(fā)現(xiàn)異常丟失報(bào)警
發(fā)現(xiàn)多出標(biāo)簽提示
對(duì)應(yīng)設(shè)備：智能檔案柜
（8）銷毀：
系統(tǒng)操作銷毀流程
取下檔案，系統(tǒng)注銷
物理銷毀
對(duì)應(yīng)設(shè)備：館員工作站射頻讀寫器
