業務思考丨《電子印章管理辦法》實施后,檔案工作者要搞清楚哪幾個關鍵點?
日前,國務院辦公廳印發《電子印章管理辦法》(以下簡稱《辦法》),自印發之日起正式施行,對電子印章管理和應用活動進行了規范。
《辦法》落地,對檔案工作者來說,要明白哪幾個關鍵點呢?我們一起來探討下。
首先,《辦法》落地后,標志著現在電子印章和咱們平時蓋的實體紅章 “平起平坐” 了,經電子簽章的文件,跟蓋了實物章的紙質文件一樣有法律效力。
依據?
《辦法》第五條明確規定,符合要求的電子印章與實物印章具有同等法律效力,經電子簽章的電子文件(法律、行政法規明確不適用的除外)與紙質文件效力一致。這與《檔案法》第三十七條 “電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用” 形成法規銜接,意味著經合規電子簽章的電子文件可直接作為歸檔依據,無需額外轉化為紙質文件。
其次,電子印章有明確的定義了,認為“電子印章是將實物印章掃描成圖片”的觀點需要更新了。
《辦法》明確,電子印章是一種基于密碼技術和相關數字技術生成的特定格式數據,包含印章圖像數據、印章名稱、印章所有者信息、電子簽名認證證書以及與其關聯的電子簽名制作數據。
通俗來講,一個完整的電子印章就像一份“數字身份證”:印章圖形是它的外貌,數字簽名技術是它的靈魂。
那么,如何辨別電子印章是真的呢? “紅章 + 能驗證真假” 。
比如有個電子發票文件A,是紅章PDF,用軟件打開, 點一下印章,會顯示 “簽名有效,沒被改過”。而另一個發票類文件C,有章,但點半天沒有任何驗證信息,就屬于無效文件了。
接著,歸檔電子文件上的電子印章有什么要求?
《辦法》明確,經電子簽章的電子文件歸檔時,應當符合電子檔案管理有關規定和標準規范。根據國家檔案局令 第22號《電子檔案管理辦法》,當我們接收到帶有電子印章的電子文件歸檔時,一方面去除電子印章的數字簽名信息,只保留印章圖形。另一方面,還需同步收集并歸檔電子印章的基礎憑證,包括印章備案材料、電子簽名認證證書及有效期證明等源頭文件。
最后,要是單位沒明確 “電子印章檔案該怎么收、怎么管”,怎么辦?
《辦法》實施后,電子印章的動態管理特性對檔案管理系統提出了新要求。檔案工作者一方面需要牽頭推動檔案系統功能的迭代升級,如增加電子印章有效性自動核驗模塊;另一方面,需要努力建立協同工作機制,聯動信息、科技、 IT、法務等部門對接跨部門簽章互認需求,推動電子印章跨部門互信互認。
總之,對檔案工作者而言,電子印章不再是孤立的技術應用,而是貫穿電子檔案“形成-歸檔-保管-利用”全生命周期的核心環節。
@來源 蘭臺之家
