電子檔案管理流程有哪些內(nèi)容？
管理流程是電子檔案管理體系治理域的重要內(nèi)容，對于確定檔案管理內(nèi)容和要求，對電子檔案管理進(jìn)行過程控制具有重要意義。目前比較有代表性的檔案管理流程有兩種：
一 是基于傳統(tǒng)檔案管理形成的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和使用“六環(huán)節(jié)”流程，收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計(jì)“八環(huán)節(jié)”流程，還有《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》在繼承并發(fā)揚(yáng)傳統(tǒng)檔案管理流程基礎(chǔ)上，將檔案管理劃分為更為全面的形成與收集、整理與歸檔、保管與保護(hù)、鑒定與銷毀、利用與開發(fā)、統(tǒng)計(jì)與移交六個階段十二項(xiàng)管理流程。
二 是ISO 15489-1:2016將檔案管理劃分為檔案形成、檔案捕獲、檔案分類與標(biāo)引、檔案訪問控制、檔案存儲、檔案利用與再利用、檔案遷移或轉(zhuǎn)換、檔案處置八項(xiàng)流程。
《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》確定的檔案管理流程更為全面，能夠完全涵蓋ISO 15489-1:2016確定的檔案管理流程。鑒于《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》在制定時(shí)充分考慮檔案傳統(tǒng)管理流程和電子檔案管理需要，更加符合檔案管理習(xí)慣，本書以《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》確定的流程為藍(lán)本，同時(shí)按照ISO 15489-1:2016對部分流程順序進(jìn)行了微調(diào)，形成了電子檔案管理流程。
（1）形成與收集
電子檔案形成是電子檔案生命周期的第一個階段，是指通過創(chuàng)建或接收方式產(chǎn)生電子檔案的過程，是電子檔案管理的起點(diǎn)。電子檔案收集是指按照收集范圍并通過特定方式將電子檔案、電子檔案元數(shù)據(jù)、電子簽名等匯集起來的過程。
（2）整理與歸檔
電子檔案整理是指按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把電子檔案整序形成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動。歸檔是指將具有憑證、查考和保存價(jià)值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子數(shù)據(jù)（文件）及其元數(shù)據(jù)管理權(quán)限向檔案部門提交的過程。歸檔主要包括捕獲、錄入、檢測、登記等工作步驟。
（3）保管與保護(hù)
電子檔案保管與保護(hù)主要包括電子檔案存儲、備份、保存和保護(hù)工作。電子檔案存儲是指以經(jīng)濟(jì)、有效、安全的方式保護(hù)、存取和管理電子檔案以便利用的過程。電子檔案備份是指將電子檔案或電子檔案管理系統(tǒng)的全部或部分復(fù)制或轉(zhuǎn)換到存儲載體或獨(dú)立的系統(tǒng)上。電子檔案保存是指確保電子檔案得到長期維護(hù)所涉及的過程和操作。電子檔案保護(hù)是指采用物理和化學(xué)方法保持電子檔案載體和信息穩(wěn)定性的行為。
（4）利用與開發(fā)
電子檔案利用與開發(fā)是檔案管理工作永恒的主題，是實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值的根本途徑，也是檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需要。電子檔案利用與開發(fā)工作主要包括電子檔案的利用、檢索、開發(fā)和信息服務(wù)。電子檔案利用是指查找、使用或檢索電子檔案的權(quán)利、機(jī)會和方法。電子檔案檢索是指通過著錄標(biāo)引、建立索引、提取特征等方式標(biāo)識檔案信息，形成電子檔案檢索系統(tǒng)，并通過系統(tǒng)選擇、獲取特定信息的過程。
電子檔案開發(fā)即檔案信息資源開發(fā)，是指運(yùn)用信息化等手段對已經(jīng)存在的檔案信息資源進(jìn)行分類、聚合、抽取、提煉、總結(jié)等活動發(fā)掘檔案價(jià)值、實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值升值的過程。電子檔案信息服務(wù)是指檔案部門以保障公民檔案信息資源利用權(quán)利和滿足公眾檔案信息需求為目的，對數(shù)字檔案資源的收集、整理、存儲、加工、處理和分析，在服務(wù)理念支配下向社會和公眾提供檔案信息，進(jìn)行檔案信息傳播，以最大限度發(fā)揮檔案信息社會價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值的活動與過程。
（5）鑒定與銷毀
電子檔案鑒定是指對電子檔案的內(nèi)容和技術(shù)狀況進(jìn)行評估的過程，確認(rèn)其真實(shí)性、完整性、可用性、安全性及其保存價(jià)值等，是對電子檔案價(jià)值和技術(shù)的雙重鑒定。
電子檔案銷毀是指消除或刪除失去價(jià)值的電子檔案，使之無法恢復(fù)的過程，是電子檔案處置方式之一。由于電子檔案處置自身不承擔(dān)獨(dú)立的電子檔案管理功能，本書不將處置作為單獨(dú)的電子檔案管理流程。
（6）移交與統(tǒng)計(jì)
電子檔案移交與統(tǒng)計(jì)主要包括電子檔案移交與接收、電子檔案統(tǒng)計(jì)、電子檔案分析與挖掘、電子檔案評估工作。
