婚姻檔案需要數字化嗎
隨著我國檔案信息化進程的加快，各類檔案都在進行數字化，那么婚姻檔案需要數字化嗎，以及關于婚姻檔案數字化工作如何做?今天小編針對這2個問題重點進行講述。
《婚姻登記檔案管理辦法》的出臺，對我國婚姻登記檔案管理有了新的要求，工作人員需要對原有的紙質檔案進行數字化加工，使用統一的管理系統開展婚姻登記工作，從而全面地實現婚姻登記檔案的數字化管理。目前，婚姻登記檔案數字化管理中還存在一些問題，需要我們認真對待并加以解決。
1婚姻登記檔案數字化管理的現狀及存在的問題
婚姻登記檔案數字化管理工作有了很大進展，也取得了較大成效。在數字化管理背景下，工作人員對婚姻檔案進行了數據錄入，在錄入過程中清理了無效的數據，保證了數字檔案的質量。
有關部門加強婚姻登記檔案數字化管理業務建設，制定數據錄入標準，明確錄入項目及內容，保證了檔案管理的規范化。同時采取了有效的安全保密措施，保證婚姻登記檔案信息的安全。盡管如此，在婚姻登記檔案數字化管理過程中，仍然存在一些不可忽視的問題。
1.1檔案內容錄入存在紕漏
原來的婚姻登記檔案在進行信息錄入的時候，基本都是采用手工錄入的方式。這種錄入方式容易出現錯誤。婚姻登記檔案對干錄入信息的準確性要求非 常高，如果錄入過程中出現紕漏，將會直接影響到整個信息系統、影響婚姻登記檔案的數字化管理質量。
1.2婚姻登記檔案數字化銜接不暢
2004年，我國開始進行婚姻登記檔案的數字化管理，但是許多省級有關部門和單位在開發數字化系統的時候，獨立性比較強，各個省份之間檔案的兼容性比較差。此外，我國公安戶籍部門和婚姻登記檔案管理部門之間的系統也不同，也會影響數據之間的兼容和銜接。
1.3婚姻登記檔案數字化管理制度不夠健全
由干婚姻登記檔案數字化管理是新的工作，所以在工作過程中缺乏相關經驗，導致數字化管理存在許多問題，比如存在數據保密制度不夠完善、崗位責任落實不夠嚴格等問題，從而制約了婚姻登記檔案數字化管理的發展。
婚姻檔案數字化工作如何做?
一、參照的規范
婚姻登記檔案數字化加工應參照下列規范：
DA/T 31—2017《紙質檔案數字化規范》
DA/T 22-2015《歸檔文件整理規則》
DB35/T 161-2002《文書檔案目錄數據交換格式和著錄細則》
二、數字化前處理
1.確定掃描頁
應將紙質婚姻登記檔案全部掃描。
2.編制頁號
(1)應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。
(2)重新編制頁號時，應在統一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內容。
(3)書寫頁號所使用的筆、墨等不應破壞檔案原件或對檔案長期保存造成影響。
(4)應將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。
3.拆除裝訂
應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應注意保護檔案不受損害，并對排列順序不準確的檔案進行重排。
三、目錄數據庫建立
婚姻登記檔案文件級目錄應符合《歸檔文件整理規則》(DA/T 22-2015)及《文書檔案目錄數據交換格式和著錄細則》(DB35/T 161-2002)的有關規定。電子數據格式統一為DBF格式，目錄數據結構必須完全符合標準要求。
1.目錄數據準備：按照目錄數據庫建立時制定的數據規則，對照檔案原件內容，規范檔案中的目錄內容。
2.對需在目錄數據庫中進行標記的情況進行標記。
3.婚姻登記檔案的文件級目錄數據庫結構：
(1)*為可選項
(2)“登記時間”即結婚、離婚、補發婚姻登記證的時間。
(3)“文號”即撤銷婚姻登記時“決定機關的文號”。
(4)“文件時間”即撤銷婚姻登記時決定機關發文的時間。
(5)婚姻登記檔案的“類別號”由門類號(H)+婚姻登記檔案類別號(J、L、BJ、BL、CX)構成，即：結婚登記類檔案為“HJ”;離婚登記類檔案為“HL”;補發婚姻登記證類檔案(補發結婚登記檔案為“HBJ”，補發離婚登記證檔案為“HBL”);撤銷婚姻類檔案為“HCX”。
(6)檔號結構：全宗號—年度—類別號—目錄號—館編卷號。
四、檔案掃描
1.基本要求
檔案掃描應根據紙質檔案原件實際情況、數字化目的、數字化規模、計算機網絡和存儲條件等選擇相應的掃描設備，和進行相關參數的設置和調整。參數的設置和調整應保證掃描后數字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果接近檔案原貌。
2.掃描設備
(1)掃描設備的選擇應特別注意對檔案實體的保護，盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設備進行數字化。
(2)應遵循相關設備的使用規律進行定期維護、保養。
3.掃描色彩模式
為保留檔案原件信息，全部采用彩色模式進行掃描。
4.掃描分辨率
掃描分辨率為300dpi，應保證掃描后圖像清晰、完整。
5.存儲格式
(1)紙質檔案數字圖像長期保存格式為TIFF、PDF等通用格式，圖像壓縮率的選擇可根據實際應用的需求而定。
(2)同一批檔案應采用相同的存儲格式。
6.圖像命名
(1)應以檔號為基礎對數字圖像命名。圖像命名方式的選擇應確保圖像命名的唯 一性。
(2)應科學建立紙質檔案數字圖像的存儲路徑，確保數據掛接的準確性。掃描文件的存放路徑應根據檔號命名格式逐級建立四級文件夾存放。第級文件夾以“全宗號”命名，第二級以“全宗號-年度”命名，第三級以“全宗號-年度-類別號”命名，第四級以“全宗號-年度-類別號-目錄號”命名，掃描文件放在第四級文件夾中。
五、圖像處理
1.旋轉及糾偏
對不符合閱讀方向的數字圖像應進行旋轉還原。對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。
2.裁邊
如需對數字圖像進行裁邊處理，應在距頁邊最外延至少2至3毫米處裁剪圖像。
3.去污
如需對數字圖像進行去污處理，以去除在掃描過程中產生的污點、污線、黑邊等影響圖像質量的雜質，應遵循展現檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡。
4.圖像質量檢查
(1)數字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真度較大時，應重新掃描。
(2)對于漏掃、重掃、多掃等情況，應及時改正。
(3)數字圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。
(4)對數字圖像拼接、旋轉及糾偏、裁邊、去污等處理情況進行檢查，發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像處理。
六、數據掛接
1.應借助相關軟件對數據庫中的目錄數據與其對應的紙質檔案數字圖像進行掛接，以實現目錄數據與數字圖像的關聯。
2.逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數據與紙質檔案數字圖像對應的準確性、已掛接數字圖像與實際掃描數量的一致性、數字圖像是否能正常打開等，發現錯誤及時進行糾正。
七、數字化成果驗收
紙質檔案數字化成果包括數字圖像、檔案目錄數據、元數據、存儲載體等。進行驗收時，抽檢比率不得低于5%，對于數據庫條目與數字圖像內容對應的準確性，抽檢合格率應為100%，其他內容的抽檢合格率應不低于95%。
八、檔案裝訂
1.紙質檔案數字化工作完成后，拆除過裝訂物的檔案如需裝訂，應做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。
2.婚姻登記檔案宜采取線裝法裝訂。頁數較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。
以上內容就婚姻登記檔案數字化管理的現狀及存在的問題，即婚姻檔案是否需要數字化，以及婚姻檔案數字化的要求和標準簡單進行了介紹，希望能幫助需要了解這方面知識的朋友。
